Un ERP (pour Enterprise resource planning system) est un progiciel qui permet de centraliser et de gérer la totalité des services d’une entreprise. Il peut ainsi couvrir la comptabilité, la génération de rapports, la production, la gestion des commandes et des stocks ou encore la gestion des ressources humaines. Les informations forment un groupe de modules qui sont stockés dans une base de données unique, ce qui permet une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et une meilleure collaboration. Les données peuvent être accessibles à tous les départements de la société et faire l’objet de traitements, d’analyses ou encore de reporting.
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Pourquoi mettre en place un ERP ?.
Un ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système de gestion facilitant les activités opérationnelles et administratives d’une entreprise. Quelle que soit la taille de cette dernière, mettre en place un ERP offre de multiples avantages dans l’optimisation des processus et le pilotage global de l’activité.
Qu’est-ce qu’un ERP en entreprise ?.
Mettre en place un ERP : quels avantages ?.
Ce type de logiciel a de nombreux avantages, tant pour l’entreprise que pour ses collaborateurs. Si vous êtes en quête de croissance, cette solution vous permettra d’optimiser l’efficacité et la performance des équipes, tout en faisant gagner du temps.
Une homogénéisation des données.
Dans les logiciels ERP, les solutions sont divisées en plusieurs modules qui sont tous reliés à une seule base de données. Ce principe permet d’être certain que tout le monde utilise les mêmes données au sein de l’entreprise (le même fichier client, le même fichier articles, etc). Cette centralisation des données permet d’éviter les erreurs de saisie et la redondance des informations, mais aussi de faciliter les échanges d’informations et la coordination entre différents services. Par ailleurs, les données sont mises à jour en temps réel, pour tous les utilisateurs de la solution ERP.
Des processus optimisés.
La comptabilité, la vente, la gestion des stocks, les achats… Tous les départements de la société ont accès aux informations dont ils ont besoin, rapidement et facilement. Cela garantit une baisse d’erreurs organisationnelles, de meilleures performances et une collaboration plus efficace.
Il est, par ailleurs, possible d’automatiser certaines tâches répétitives, ce qui libère du temps aux employés et leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes. Là encore, l’impact de cette automatisation sur l’entreprise est direct, que ce soit au niveau de ses finances, de sa rentabilité et de sa compétitivité. Enfin, les logiciels PGI permettent d’avoir une meilleure visibilité sur toutes les activités de la société, grâce à des outils de reporting et de visualisation de données. Pour les dirigeants, il s’agit d’une aide précieuse à la prise de décision. Ils peuvent identifier rapidement les problèmes et les possibilités d’amélioration, et ajuster leurs actions en conséquence.
Une utilisation évolutive.
Les entreprises ont des besoins changeants, et les solutions ERP modernes sont généralement conçues pour s’adapter. En fonction des évolutions de la société, il est possible de supprimer des modules ou d’en ajouter, mais aussi de modifier le paramétrage, sans avoir à remplacer le système ERP en entier. Évolutif, agile et flexible, le logiciel ERP saura accompagner les structures en pleine croissance, notamment celles qui ont des ambitions à l’international.
Par ailleurs, les systèmes les plus récents utilisent le cloud pour stocker les données de manière sécurisée. Cette fonctionnalité a pour avantage de permettre une grande flexibilité au niveau des capacités de stockage et de traitement.
Une amélioration de la sécurité des données.
En plus d’améliorer la qualité des données utilisées par les collaborateurs, les progiciels ERP augmentent leur sécurisation. En effet, les datas intégrées dans de telles solutions sont protégées par des systèmes de sécurité robustes, avec authentification à plusieurs facteurs, chiffrement ou encore sauvegardes automatisées. En plus de gérer plus facilement ses informations, l’entreprise ayant choisi de mettre en place un ERP améliore la confidentialité.
Un bon retour sur investissement.
Mettre en place un ERP est un projet d’envergure qui demande du temps, de l’audit de départ au déploiement. Son intégration aura un coût et mobilisera de nombreux interlocuteurs, avant la prise en main de la solution par tous les collaborateurs. Néanmoins, les entreprises équipées d’un ERP obtiennent des retours sur investissement (ROI) sur la durée. Tandis que les fichiers Excel sont chronophages et sources d’erreurs, le progiciel permettra de gagner en efficacité. Le retour sur investissement dépend néanmoins de plusieurs variables auxquelles il faut avoir pensé dès le départ :
le périmètre d’utilisation de l’ERP,
son degré de personnalisation,
l’importance du changement engendré par l’utilisation de cette solution,
la qualité de la formation des utilisateurs,
la maintenance…
Une solution de gestion de type ERP impactera donc positivement l’ensemble des services de la société. Reste encore à choisir le meilleur progiciel en fonction du domaine d’activité de l’entreprise, de ses besoins spécifiques, de ses priorités et de ses objectifs. Si de nombreuses solutions sont disponibles sur le marché, il est également possible de mettre en place un ERP sur mesure. Tous les paramètres doivent avoir été étudiés avec minutie pour trouver le logiciel PGI offrant le meilleur ROI.
